FAQ

In questa pagina sono disponibili delle Frequently Asked Questions (FAQs). Alcune domande e risposte sono state lasciate in inglese per non alterare con la traduzione il loro significato.

1 – While fulfilling the form, can applicants make use of bold letters to outline concepts and sentences?

Yes indeed. They can be as creative as they want to convey the key messages of their application as long as they respect the page limit!

2 – When answering the form’s questions, can applicants create paragraphs and sub-titles expressing relevant concepts? Or should the whole answer be a simple text in Times New Roman?

Idem as for 1

3 – Can boxes, excel charts, plans, tables, lists and other graphic tools be inserted in the form?

Yes indeed, but all boxes, excel charts and graphic tools are included as part of the page limit.

4 – Can colors and highlighting be used in the form?

Yes

5 – Can sheets be positioned in horizontal manner instead of vertical?

Yes

6 – Up to now, the Italian government does not foresee to give a financial contribution to the city that will be awarded the ECoC title. What should city indicate in the section concerning the budget, particularly “government contribution”? In fact, several cities would like to indicate a percentage of financing as “government support”, but the government has not allocated any grant for the city that will be selected.

Cities should indicate the amount that they realistically intend to ask and think they can get from the Italian government. They should also explain the strategy they intend to develop in order to convince the Italian government and sensitize it about the importance for Italy as a whole to contribute to the success of their ECOC. 

7 – How can cities prove the financial support of Regions and other public or private entities?

The panel will look at the level of commitment of the Regions and other public or private entities. The more the cities can prove that they have a firm commitment from their Region or from other entities, the better it is. To show the level of commitment cities can join letters of intent or public statements from the relevant authorities.

8 - Can they attach to the form agreement letters or other documents certifying their agreement with other entities (for instance with the region of with foreign organization)?

Yes they can.

9 - Some cities would like to know the names of the European member of the panel. Is it possible to publicly communicate this name at this stage? Or should we wait that also the national members are appointed?

No we will communicate the names of all panel members just ahead of the pre-selection meeting. There is no need for cities to know these names right now, as no (direct or indirect) contact with the panel's members is authorized!

10 - Does the question "Do the municipal authorities intend to make a public declaration of intent concerning the period following the year of the event?" refer to public declarations on financial aspects or on general ones?

The question concerns both aspects. The question here relates to the commitment of municipal authorities to use the momentum of the title-year and ensure legacy activities

11 - Does the "budget for culture" refer only to the city budget dedicated to culture in the sense of operating expenditure and not to the money spent for restoration of theatres, monuments and so on?

The “budget for culture” is the part of the city budget dedicated to operating expenditure connected with culture. Nevertheless, cities can add a few lines highlighting the money they spend or have spent in the previous years on restoration, monuments, etc.

12 - As for the section "2.5 Have the public finance authorities (city, region, State) already voted on or made financial ommitments? If not, when will they do so?”, due to Italian legal system, it is not possible for public bodies to tie up money starting from now for something that will happen in 2019.

Therefore, in order to avoid the situation where some cities declare that they will receive grants from public authorities (although currently they cannot prove it) while other cities realistically don't put data in that section (because now they cannot have such financial commitment from public bodies), the municipalities ask for a common standard of documents that should be submitted with the application form.

Cities should be honest regarding the level and type of commitments they have from city, region and State authorities. The European Commission fully understands that at this moment in time it is not possible for them to have firm and final commitments from public authorities in particular regarding the budget. Cities should however indicate the amount that they realistically intend to ask and think they can get from public authorities and the strategy they intend to develop to achieve their goal. To show the level of commitment cities can join letters of intent or public statements from all relevant authorities. The degree of realism will be positively assessed by the Panel.

13 - E' possibile prevedere nell'application contenente il progetto di candidatura eventuali stringhe di testo che rimandino a link legati al sito web ufficiale della città candidata dove riportare informazioni più estese relative alle attività svolte, soprattutto ai processi partecipati, per consentire all'occorrenza al panel di esperti di approfondire il percorso svolto dalla città nella preparazione della candidatura?

Dal momento che l'inserimento di link che rimandano a siti web nella candidatura potrebbe costituire un modo con cui le città vengono meno al loro obbligo di rispettare la lunghezza massima del modulo di candidatura, non possono essere riportati suddetti link. E' importante infatti fornire informazioni chiare e concise, piuttosto che rimandare a ulteriori informazioni presenti su siti web.

14 - Also the writings put inside the images or inside charts should use Times New Roman dimension 12 character? Does this rule apply also to names and legends put under images?

Writings put inside the images or charts, as well as the names and legends of the images and charts all belong to the image or chart in question, so you can use for them whatever character (size) you want. The "Times New Roman dimension 12 character" rule only applies to the text of the application itself.

15 - Is it possible to include in the budget the expenses spent and foreseen for a general requalification of the city (restoration of streets, buildings and so on)?

Yes indeed, cities can include these expenses under "capital expenditures". It is however important that they explain the figure included in the table.

16 - In the chart (2.3 section III), administrative expenses are mentioned. What are exactly these administrative expenses? Is it possible to provide some concrete examples?

"Wages, overhead and administration" correspond to the running costs of the management office which will be in charge of delivering the title-year.

17 - Should the application form that must be submitted include also the first two pages containing the instructions?

The bid submitted by the candidate cities don't have to include  the 2 pages preceding the questionnaire. Only the questions and related responses must appear clearly in the bidding document as indicated in the application form.

18 - Must the titles and the texts of the questions be written in Times New Roman 12?

Yes, both the titles and the texts of the questions must be written in Times New Roman 12.

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Pubblichiamo inoltre le risposte alle domande sollevate dalle città pre-selezionate.

A pag. 2 del modulo di candidatura pubblicato dal MiBACT si dice:

- Per la selezione finale, tutte le sezioni devono essere compilate. Quelle già compilate in fase di preselezione vanno approfondite e ulteriormente sviluppate, se necessario. Alcune domande richiedono risposte particolarmente dettagliate nella fase di selezione finale. Tali domande sono indicate dalla frase: "questa risposta dovrà essere approfondita nella fase di selezione finale".

Inoltre, è necessario che le principali modifiche e le informazioni ulteriori fornite nella fase di selezione finale vengano evidenziate utilizzando caratteri in grassetto, colori diversi o altri mezzi.

Richiesta

La prescrizione relativa all'evidenziazione di principali modifiche e informazioni ulteriori è di faticosa applicazione in quanto il lavoro di approfondimento e sviluppo delle diverse risposte del dossier potrà richiedere anche una necessaria riscrittura di quelle stesse risposte, anche per renderle coerenti con l'innesto di nuove informazioni.

Tale prescrizione, tra l'altro mai imposta nelle competizioni precedenti, richiede una operazione quasi chirurgica sul testo, che potrebbe andare a scapito della qualità dei contenuti, oltre naturalmente ad impattare sulla parte grafica e di editing dei dossier, che magari già di loro usano grassetti, sottolineature e colori, suscitando confusione.

Sarebbe consigliabile che questa prescrizione possa essere rettificata dal Ministero, lasciando le città libere di predisporre il bid book finale come credono e dando così la possibilità al panel di considerare progetti e risposte nel loro complesso anche in relazione all'evoluzione impressa in questi mesi di lavoro e non per etichette poste su singole frasi o periodi.

LA RICHIESTA E' STATA ACCOLTA.

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Nel bando ufficiale del MiBACT è previsto (pag. 4) che le città ammesse alla selezione ufficiale:

Completeranno la candidatura in maniera più dettagliata possibile e potranno integrare le risposte.

Quesiti e risposte

È quindi consentito intervenire sulle risposte già fornite nel primo bid book e in particolare:

  • aggiungere parti al contenuto in ogni risposta? SI
  • emendare e/o modificare o riscrivere taluni concetti anche totalmente? Yes as long as the revised application can be seen as a continuation and a deepening of the application made at pre-selection stage. The overall concept of the initial candidature must be kept, but changes are welcome if they correspond to progress made by the city in further developing some aspects of its initial bid.
  • eliminare passaggi al fine di rendere coerenti le nuove parti aggiunte? SI
  • intervenire su tutte le risposte già date? SI
  • modificare il budget in ragione di nuove attività del programma e nuovi interventi infrastrutturali definiti in questi mesi recenti o per fatti nuovi intervenuti (ad esempio allargamento del programma)? Yes. Indeed at final selection stage the budget should be explained in greater details, also in accordance with recommendation No 7 made in the Panel's pre-selection report: "All bids should include realistic budgets for the operating programme including full details of the proposed sources of funding. An indication should be given on whether funding bodies have formally agreed to fund or have only indicated willingness at this stage. Shortlisted cities are reminded that the Melina Mercouri prize is not automatic but conditional on set criteria being met during the monitoring phase 2015-2018. The finance section should indicate the external auditing arrangements".
  • riorganizzare griglie, tabelle, grafici, riquadri? SI
  • aggiungere titoli di capitoli e paragrafi all'interno delle sezioni o delle singole domande?  SI, NELLA MISURA IN CUI LE CITTA' FORNISCONO UNA RISPOSTA A TUTTE LE DOMANDE E RISPETTANO L'ORDINE DELLE DOMANDE.
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 A pag. 1 del modulo di candidatura si dice:

Per la fase di selezione finale, la candidatura, escluse le appendici, non dovrà eccedere le 100 pagine, da redigersi in carattere Times New Roman dimensione 12, formato A4. I candidati potranno includere illustrazioni, grafica e altri elementi visivi (come il logo), ma questi rientreranno nel conteggio del numero massimo di pagine. Si autorizza l'eventuale aggiunta di due appendici, una riguardante i dettagli del Programma culturale (lunghezza massima: 10 pagine) e una sugli aspetti finanziari (lunghezza massima: 5 pagine).

Quesiti e risposte

  • Si conferma, quindi, che le 20 pagine aggiuntive rispetto alla preselezione riguardano il bid book e non le appendici? SI
  • In ogni caso, pur mantenendo la lunghezza stabilita, è possibile modificare anche totalmente, emendare, correggere, integrare anche le due appendici, specie quella del programma culturale? SI
  • È possibile togliere fotografie per aggiungere ulteriore testo se fosse necessario nel bid book mantenendo il totale delle pagine (quindi riorganizzare l'impostazione grafica)? SI
  • È confermato che il testo in riquadri, tabelle, didascalie può essere diverso e di corpo più ridotto? Writings put inside the images or charts, as well as the names and legends of the images and charts all belong to the image or chart in question, so you can use for them whatever character (size) you want. The "Times New Roman dimension 12 character" rule only applies to the text of the application itself

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A pagina 7 del modulo di candidatura si dice:

1.1. Che tipo di struttura sarà quella incaricata dell'organizzazione e della realizzazione del Progetto? Quali saranno le sue relazioni con le autorità della città?

(questa risposta dovrà essere approfondita nella fase di selezione finale, in particolare allegando lo statuto dell'organizzazione, l'organigramma, i curriculum vitae dei principali referenti, le indicazioni riguardanti la sua capacità finanziaria nonché gestionale, oltre a un grafico della sua struttura, corredato da informazioni riguardanti le rispettive responsabilità dei diversi livelli)

 Quesiti e risposte

  • I documenti che si richiede siano allegati sono indispensabili, vanno aggiunti rimanendo nel numero di pagine fissato dal bando oppure possono essere considerati allegati ed eccedere il quantitativo di pagine? If such documents are included, they are part of the page limit. In this regard, please see also recommendation No 8 of the Panel's pre-selection report: "The governance of the ECOC is a factor taken into account at the final selection. Candidates should indicate how their proposed structure is independent of any possible political changes between 2014 and 2019 and enjoys the support of all political parties in the participating municipalities and regions."
  • Alternativamente si può fare un rimando con un link per questi documenti a pagine del sito web, per non ridurre lo spazio dei contenuti progettuali e di programma? NO
  • In ogni caso, la loro assenza eventualmente è fattore di pregiudizio? The accuracy of the responses given by the cities is of course an important element in the Panel's assessment.
  • Possono essere aggiunte dichiarazioni ufficiali delle autorità a sostegno della candidatura? SI, MA RIENTRERANNO NEL CONTEGGIO DEL NUMERO MASSIMO DI PAGINE CONSENTITE.